Qu'on l'aime ou qu'on le déteste, le coworking joue un rôle important dans beaucoup d'environnements de travail, avec environ un tiers des employés de bureau qui partagent leurs bureaux au quotidien. Le coworking a fait son apparition à la fin des années 80 dans les entreprises opérant 24 heures sur 24, afin de réduire leurs frais généraux en faisant simplement partager les mêmes bureaux et les mêmes équipements par leurs collaborateurs.
Si l’on s’intéresse de plus près aux bureaux partagés, on peut facilement leurs trouver bien des avantages. Pour certains, ils constituent un moyen flexible et sociable de partager l'espace et offrent l'opportunité d'apprendre à mieux connaître ses collègues et d'adopter un esprit de travail moderne. Des études démontrent que ce mode de travail flexible peut vous aider à être plus heureux au travail, ce qui encourage la mise en place de ce type d'environnement.
Pourtant, le coworking ne comporte pas que des avantages. D'autres le considèrent en effet comme un environnement cauchemardesque qui supprime la possibilité d’avoir leur espace personnel, compromet l'hygiène et ne leur permet pas d'organiser leur espace de travail tel qu'ils le souhaitent. Partager son bureau peut notamment se révéler contre-productif pour les employés souffrant de problèmes de dos. Après avoir passé du temps à régler leur siège selon leurs besoins spécifiques, il peut leur arriver de constater dès le lendemain que leur siège a disparu et qu'ils doivent en régler une autre. La hauteur de l'écran, le type de souris utilisé et la présence ou l'absence d'un repose-pieds peuvent également avoir une influence significative sur le confort et le niveau de productivité des employés.
Voici quelques règles à suivre pour faciliter votre quotidien en bureau partagé, ainsi que celui de vos collaborateurs. Suivez ce pense-bête pratique pour partager votre bureau de la façon la plus saine possible.
1. Laissez votre environnement de travail tel que vous l'avez trouvé : la règle numéro 1 lorsque vous partagez votre bureau est de le rendre tel que vous l'avez trouvé. Si vous avez réglé un équipement ergonomique, par exemple l'écran, le clavier, la souris ou la siège, replacez-le dans sa position d'origine. Cela vous permettra d'économiser du temps et de faciliter les choses pour la personne suivante.
2. Hygiène du bureau : lorsque de nombreuses personnes utilisent le même poste de travail, il est essentiel que chacun adopte de bonnes habitudes en matière d'hygiène. Conservez un spray antibactérien et un nettoyant pour écran à portée de main pour éviter la prolifération des bactéries. Nettoyez le bureau, le combiné téléphonique et le clavier que vous utilisez : vous seriez surpris de savoir à quel point un espace de travail peut se salir en peu de temps. Une étude a révélé qu'un clavier d'ordinateur peut abriter jusqu'à 3 295 microbes sur 6 centimètres carrés, soit plus qu'un siège de toilette classique qui peut en abriter jusqu'à 49.
3. Rangez votre bureau : rangez le bureau que vous avez utilisé à la fin de votre journée de travail, en retirant tous les documents, cartes de visite, affaires personnelles et fournitures de bureau. Vous ne devez laisser aucune trace visible de votre passage.
4. Protégez vos données : changer de place chaque jour exige une plus grande attention aux détails en termes de sécurité des données. Veillez à vous déconnecter de votre session de travail chaque jour, à utiliser un mot de passe sécurisé et à détruire les documents confidentiels. Cela vous permettra de garantir une sécurité optimale de vos données, même lorsque vous vous déplacez dans le bureau.
5. Demandez de l'aide : si vous avez des besoins spécifiques en termes d'espace de travail, signalez-le à votre responsable qui pourra demander l'installation des équipements spécifiques dont vous avez besoin dans le bureau. Vous pourrez ainsi utiliser un repose-poignets ou un repose-pieds, quel que soit l'endroit où vous êtes assis dans le bureau.
Prendre quelques minutes chaque jour pour appliquer ces règles simples vous permettra de faire toute la différence dans un bureau partagé et de faire de cette méthode un aspect pratique de votre quotidien au travail.
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