S’il n’est déjà pas facile de rester en toutes circonstances concentré au travail, cela devient un défi majeur au cœur de l’été, quand on essaie d’équilibrer les couchers de soleil arrosés entre amis, les pique-niques, les projets de week-end à la côté et les voyages — tout en continuant de travailler!
Pour couronner le tout, la plupart de vos collègues sont en vacances, savourant les plaisirs et la plage, pendant que vous assurez non seulement vos tâches, mais également les leurs.
Marian Morgan, coach en productivité, affirme : « Il peut être extrêmement difficile d’obtenir des résultats et de rester tout aussi productif, lorsque certains collègues (a fortiori les décideurs) sont absents. Par conséquent, le rythme de travail en pâtit. » Parlant de la gestion des enfants qui sont en vacances, elle ajoute : « Équilibrer la vie professionnelle et familiale devient encore plus difficile. »
Al Coleman, Jr., auteur de Secrets to Success: The Definitive Career Development Guide for New and First Generation Professionals explique : « Il est naturel que vous soyez un peu moins productif au travail pendant les mois d’été, à cause du beau temps, des congés et des activités estivales de vos enfants si vous êtes parent. En général, vous aimeriez être n’importe où sauf au bureau. »
Voici donc quelques conseils qui vous aideront, pendant l’été, à renforcer votre productivité et à garder votre concentration.
Lâchez la bride pour rester en selle
S’il vous reste quelques jours de congé à prendre, profitez-en pour savourer une journée avec vos proches ou pour vous offrir un moment de recul personnel. Tout le monde a besoin d’une pause de temps en temps et cela vous permettra de vous requinquer et de recharger vos batteries pendant l’été. Coleman nous rappelle également de « prendre le temps de planifier d’autres événements et des activités estivales, pour pouvoir en tenir compte lorsque vous organisez votre travail. » Une bonne gestion de votre temps peut contribuer à éliminer l’angoisse d’être absent du bureau. Si vous avez un rendez-vous à midi entre amis, essayez de travailler plus tard la veille ou d’arriver au bureau plus tôt ce matin-là.
Planifiez à l’avance et communiquez clairement votre emploi du temps
Les conflits sont inévitables quand on planifie les congés, puisqu’il est probable que plusieurs collaborateurs demanderont leurs congés au même moment. En conséquence, la première chose qui vient à l’esprit, c’est l’impact sur la productivité, suivi immédiatement par la recherche d’une solution qui permette d'assurer la continuité des processus. Dans ces circonstances, il est important de planifier à l’avance, pour établir un système qui détaille clairement la prise en charge nécessaire et le laps de temps dans lequel les tâches devraient être accomplies pendant l’absence du collègue en vacances. Ce n’est pas un hasard si les tableaux blancs et les planificateurs portent le titre d’indispensables au bureau ! Ils sont en effet indispensables à une organisation et à une communication efficaces dans tous les types de bureaux ! Utilisez-les pour communiquer à tous clairement les agendas de congés de vos collaborateurs, quel collègue prend la responsabilité de leurs tâches pendant leur congé, pendant qu’ils savourent les délicieux plaisirs de l’été. Un bureau équipé de tableaux blancs et de planificateurs apporte à l’organisation et à la communication l’efficacité qui aidera à atténuer le stress découlant de processus de travail inconsistants.
Soyez plus souple quant aux priorités
En tant qu’experte du lieu de travail, Lynn Taylor déclare : « En cette période d’absence de certains, les distractions sont plus clairsemées. Mettez-la donc à profit en vous concentrant sur des projets qui requièrent une réflexion et un planning stratégiques, de sorte à être prêt à reprendre le fil de vos propositions d’automne lorsque la pression remontera dans la cocotte-minute. Vous serez soulagé d'avoir profité des accalmies. » Ainsi, se montrer flexible en réorganisant ses priorités est une compétence professionnelle désirable. En effet, cela vous permet de vous retrouver moins souvent bloqué, à la merci du concours d’un patron ou d’un collègue absent, et de vous concentrer sur d’autres tâches, comme planifier à l’avance !
Donnez la préférence au travail d’équipe par rapport au travail en solo
Soyons sérieux, quand l’été s’est installé et que vous pensez beaucoup plus à un transat en bord de mer qu’à la date limite pour remettre votre dossier, tenter une approche alternative au travail en solo pourrait bien s’avérer une excellente idée. Non seulement le travail en équipe renforce les qualités créatives de tous, c’est également une approche motivante pour rester concentré, ce qui augmente l’efficience au travail.
Travaillez quand vous le voulez, où vous le voulez, avec un petit coup de pouce
Soyez plus flexible ! Comme le dit Coleman : « Comme vous ne voulez certainement pas rater vos vacances ni des événements clés dans la vie de vos amis et de votre famille, vous pourriez vous en remettre à la technologie pour travailler à distance brièvement, ou vous pourriez avoir besoin de l’aide d’un collègue ou des astuces d'emploi du temps dont nous parlions déjà pour être sûr de répondre aux attentes de votre travail tout en prenant du temps à vous. » De nos jours, les tableaux blancs interactifs sont accompagnés de logiciels qui permettent d’organiser des vidéoconférences à peu près n’importe où et vous permettent de rester productif, même si vous n’êtes pas au bureau.
Si vous êtes très pris, pensez à organiser et planifier pour vos proches
En tant que parent, vous savez que l’été est une des époques de l’année les plus exigeantes lorsqu’il s'agit d’occuper vos enfants. Ou alors il peut y avoir un proche qui demande plus de temps et d'attention de votre part. Quand les activités d’été débordent côté famille et que le travail déborde côté bureau, il est bon de trouver le juste équilibre entre les temps de travail et les moments en famille. Penser à l'avance aux activités à planifier pour vos enfants – que ce soit la crèche ou les colonies de vacances – ou pour vos parents qui vous ont rejoint, vous mettra à l'aise et vous permettra de vous concentrer sur des projets importants au bureau sans avoir le sentiment d’être le concierge de votre famille 24h/24. Faites-leur cadeau d’un planificateur élégant ou d’un beau tableau d'affichage et laissez-les gérer et noter leurs propres projets d’été !
Quand tout invite à l’indolence, prenez une longueur d’avance
Si vous avez tendance à être peu productif pendant l’été simplement parce que tout ralentit au bureau, profitez de ce temps pour prendre une longueur d’avance sur des projets futurs, ou attelez-vous aux dernières choses à régler qui se sont accumulés. Bien sûr, il y a des jours où le simple fait de vous montrer au bureau équivaut déjà à être productif. Toutefois, vous ne pouvez pas céder à votre envie de passer à une vitesse inférieure simplement parce qu’il n’y a apparemment rien à faire au bureau. Prenez une longueur d’avance, organisez et planifiez la période à venir, mettez de l’ordre, attelez-vous à des tâches qui sont restées inachevées. Ainsi, quand vous prendrez finalement ce congé bien mérité, aucun remord ne viendra vous ronger.
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