Le nouveau règlement est maintenant inscrit dans la loi et sera mis en vigueur dans toute l'Union européenne le 25 mai 2018. Dit règlement général sur la protection des données (RGDP), celui-ci s'applique à toutes les entreprises dans toute l'Europe, allant des PME aux collectivités publiques et grandes organisations.
En quoi consiste la protection des données européenne ?
Il existe déjà, dans l'Union européenne, des règles pour la collecte et le traitement des données personnelles. Toute personne qui recueille ou traite des données personnelles doit les protéger d’une utilisation abusive et respecter un ensemble de dispositions légales. Le RGPD met à jour les règles existantes.
Quelles mesures votre entreprise doit-elle prendre ?
Le RGPD est un document long, mais nous résumons ici certaines des mesures que nous devrons prendre :
1. Le RGPD s’applique aux copies papier et aux données électroniques ;
2. Toujours traiter les données de manière juste et légale ;
3. Bien expliquer aux personnes que nous recueillerons leurs données personnelles, et obtenir leur autorisation ;
4. Détenir uniquement les données dont nous avons besoin ;
5. Assurer l’exactitude et la mise à jour des données que nous détenons ;
6. Assurer la sécurité des données ;
7. Respecter le droit d'opposition des personnes à tout moment ;
8. Réaliser des analyses d'impact relatives à la protection des données lorsque nous faisons quelque chose de nouveau ;
9. Vérifier que nous sommes prêts à traiter les nouveaux droits créés par le RGPD, comme les droits d'accès, de transfert, de correction et d'effacement des données par la personne concernée ;
10. Vérifier que nous détruisons les données quand nous n’en avons plus besoin, et que nous le faisons de manière sécurisée ;
11. Vérifier que nous partageons les données uniquement avec des personnes de confiance et, même dans ce cas, avoir mis en place un accord écrit en bonne et due forme ;
12. Traiter rapidement les problèmes tels que les violations des données.
Si vous soupçonnez une violation des données, vous devez en informer immédiatement le responsable de la protection des données (ou le PDG, si vous en avez un), qu'il s'agisse de données électroniques (comme le système d'e-mail) ou de données physiques (comme des documents dans un meuble de classement).
Pourquoi devez-vous faire en sorte de respecter ce règlement à partir du 25 mai 2018 ?
Le nouveau règlement sur la protection des données imposent des sanctions plus lourdes. À partir de 2018, pour certaines violations, une amende maximale de 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel global d’une entreprise (le chiffre le plus élevé étant retenu) peut être infligée, et les dommages à la réputation risquent d’être eux aussi plus graves. C’est le « gros bâton » pour encourager le respect du règlement sur la protection des données, mais, en y adhérant, vous vous éviterez de gros problèmes.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le RGPD, veuillez lire notre livre blanc :
La législation évolue. Quel impact pour vous et votre entreprise ?
Comment puis-je protéger mes documents papier ?
La protection des données est extrêmement importante pour protéger votre entreprise et votre réputation. Imaginez la catastrophe si vos informations tombaient entre de mauvaises mains.
Le moment est maintenant venu de préparer votre entreprise en vue de l'entrée en vigueur du RGPD. Vous devez entreprendre des activités ou actions particulières pour assurer la gestion prudente et la sécurité des données traitées au sein de votre entreprise et au sujet de votre entreprise, de vos employés, de vos fournisseurs et de vos clients.
Prenez les dispositions nécessaires pour que votre entreprise crée et diffuse une politique générale sur la protection des données. Cette politique doit être conforme au RGPD à tous égards. N'oubliez pas d'ajouter dans cette politique des informations pour les travailleurs à domicile ou le travail flexible.
Assurez la confidentialité de vos données avec l'aide de Fellowes
Pour les documents papier, nous vous conseillons ce qui suit :
Conseil no 1 : Passez vos documents papier dans un destructeur
Faites attention au nombre de documents que vous apportez à une réunion et regroupez-les en fin de réunion pour bien tous les remporter. Ne laissez pas de documents dans une imprimante. Détruisez tous vos documents à l'aide d'un destructeur avant de les mettre à la corbeille. Si vous travaillez à domicile, utilisez aussi un destructeur pour détruire tous les documents contenant des informations confidentielles.
Conseil no 2 : Indiquez la nature de vos documents
Veuillez marquer de la mention « Confidentiel » tous vos documents confidentiels. Les personnes sauront alors traiter ces documents en prenant les précautions nécessaires. Cela permet aussi de garder la trace des informations pouvant se trouver dans ces documents.
Conseil no 3 : Verrouillez votre bureau et/ou vos meubles
Votre bureau ou vos meubles renferment généralement un grand nombre de documents confidentiels. Veuillez les conserver en lieu sûr en veillant à verrouiller la porte de votre bureau ou du meuble de classement à chaque fois que vous quittez votre lieu de travail. En cas de partage de meubles de classement avec des collègues, veuillez convenir de principes de protection des données.
Conseil no 4 : Faites du rangement à intervalles réguliers
Ne conservez pas de données inutiles et veillez à les détruire de façon sécurisée. Tous les documents confidentiels contenant des informations sur votre société, des coordonnées personnelles ou des signatures doivent être détruites à l'aide d'un destructeur.
Détruisez aussi tous les autres documents papier que vous n'êtes plus dans l'obligation de conserver. Une fois que vous aurez respecté les dispositions légales concernant vos documents, vous pourrez les détruire.
Choisissez le bon destructeur afin de protéger vos documents. Accédez directement aux modèles Fellowes Autofeed ou Microshred® en cliquant sur les liens ou consultez tous nos Fellowes destructeurs.
Vous pouvez appeler un commercial Staples au numéro suivant:
Vous pouvez également compléter le formulaire ci-dessous pour que l'un de nos commerciaux vous contacte dans les plus brefs délais.
